rechnung per email

Achtung: Du schickst deine Rechnung per eMail? Das musst Du beachten! 

Du kannst als Selbstständiger eine Rechnung per Email verschicken. Das ist schon länger möglich, bis 2011 war hierfür aber eine digitale Signatur vorgeschrieben. Seither ist der Email-Versand von Rechnungen auch ohne Signatur erlaubt, dennoch muss die Rechnung überprüfbar sein, der Empfänger muss dem elektronischen Versand zustimmen, außerdem gilt natürlich auch hier die zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Wir fassen die wichtigsten Punkte zusammen.

Rechnung per Email: entscheidende Kriterien

Die drei genannten Kriterien für die Akzeptanz einer elektronischen Rechnung lassen sich wie folgt beschreiben:

1. Zustimmung des Rechnungsempfängers

Der § 14 Absatz 1 UStG schreibt die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Email-Rechnung vor. Diese Zustimmung kann auf verschiedenste Weise erfolgen: durch Formulierung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, durch eine konkret formulierte Zustimmung des Empfängers oder auch durch stillschweigende Duldung. Letztere wird angenommen, wenn der Empfänger die Rechnung bezahlt.

2. Rechnungsformat

Für die unveränderliche und auch nach Jahren überprüfbare Rechnung per Email ist ein Format zu wählen, das keine Manipulation ermöglicht. PDF-Dateien gelten als sehr praktikabel, jedoch ist ein Anhang nicht zwingend vorgeschrieben. Auch ein Link zu einem unveränderlichen Format wird akzeptiert. Dieses Format garantiert neben der Unveränderlichkeit auch die Herkunft und damit die Echtheit der Rechnung (§ 14 Absatz 1 UStG). Durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist die Korrektheit der Rechnung zu gewährleisten. Die Leistung muss dem Rechnungsinhalt entsprechen, wozu Rechnungssteller und -empfänger einen verlässlichen Prüfpfad einrichten müssen. Dass die Pflichtangaben wie Rechnungs- und Absenderadresse, Datum sowie Rechnungs- und Steuernummer wie bei der Papierrechnung vorgeschrieben sind, versteht sich von selbst.

3. Aufbewahrungspflicht

Laut § 14b UStG sind digitale Rechnungen wie Papierrechnungen für zehn Jahre zu archivieren. Hier ist Aufmerksamkeit geboten, denn viele Email-Hoster (zum Beispiel Google-Mail) löschen die Mails nach relativ kurzer Zeit. Rechnungen sollten deshalb zusätzlich auf mindestens einem Datenträger gespeichert werden.

Risiken durch eine unkorrekte Rechnung per Email

Wer die Punkte nicht einhält, weil beispielsweise ein (veränderliches) Word-Format für die Rechnung per Email gewählt wurde, riskiert Rückforderungen des Finanzamtes. Die erstattete Vorsteuer wird vom Rechnungsempfänger zurückverlangt, damit ist sogar sicher zu rechnen. Dass der Empfänger die Rechnung in der vorliegenden Form akzeptiert hat, ist sein Problem. Auch der Rechnungssteller setzt sich Risiken aus, denn er kann die Korrektheit seiner Rechnung nicht gerichtsfest beweisen.

von Ralf

Seit Abschluss seines Designstudiums im Jahr 2009 ist Ralf erfolgreich als freiberuflicher Designer tätig. Daneben ist er Autor des Blogs freiberufler-werden.de.

2 Kommentare

  1. Antworten

    Es gibt ja eigentlich jedes gute Rechnungsprogramm die Rechnungen als PDF für den Versand aus. Der Rest ist ja leicht einzuhalten, man sollte die Rechnungen aber auf mehr als nur einer Platte speichern. Ein Backup ist pflicht!

    • Antworten

      Hi Sven,
      danke für deinen Kommentar. Ich mache auch regelmäßig Backups. Zur Abrechnung habe ich lange Monkey-Office verwendet. Jetzt habe ich Freelance Cockpit: http://luxsys-apps.com/freelancecockpit/

      Welche Software nutzt du?

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