inkasso

Inkasso: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Die selbstständige Existenz als Freiberufler ist gut angelaufen – die ersten Aufträge sind erledigt, der sorgfältig kalkulierte Businessplan könnte prima aufgehen. Könnte, wenn die Kunden zahlen würden. Ein Zahlungsausfall in der Startphase des Unternehmens ist existenzbedrohend.

Vorbeugen ist besser als mahnen

Rechnungen sollten zeitnah verschickt werden und bereits eine Zahlungsfrist enthalten, am besten ein konkretes Fälligkeitsdatum. Der Schuldner gerät auch ohne Mahnung in Verzug, sobald die Frist verstrichen ist. Dein Vorteil: ab Fälligkeit kannst du beim Inkasso auch Mahnkosten und Zinsen verlangen.

Bei größeren Aufträgen vereinbarst du Teilzahlungen je nach Auftragsfortschritt. Hast du Zweifel an der Bonität eines Kunden, kannst du bei Wirtschaftsdatenbanken wie GENIOS, Creditreform oder der SCHUFA Auskünfte einholen. Das kostet Geld, bewahrt dich aber vielleicht vor einem Zahlungsausfall, wenn du mit kritischen Kunden Vorkasse vereinbarst.

Zuerst freundlich erinnern

Als Freiberufler brauchst du eine vernünftige Büro-Organisation, die Zahlungsfristen und Inkasso nachhält. Natürlich kann man so eine Funktion auch outsorcen, aber erstens kostet das Geld, und zweitens kannst du nicht sicherstellen, dass deine Kunden von einem externen Dienstleister mit der gebotenen Freundlichkeit und Höflichkeit behandelt werden. Im Idealfall soll aus einem ersten Auftrag eine langfristige Geschäftsbeziehung werden, die nicht gleich an einer entschuldbaren Nachlässigkeit bei der Zahlung scheitert.

Eine freundliche Zahlungserinnerung rund zwei Wochen nach Fälligkeit ist eine gute Lösung. Ob über dem Brief Zahlungserinnerung oder Mahnung steht, ändert juristisch gesehen gar nichts. Hast du die Rechnung richtig geschrieben, ist dein Kunde eh schon in Verzug. In der Erinnerung sollte noch einmal eine Frist gesetzt werden, zum Beispiel zehn Tage. Eine zweite Mahnung darf dann deutlicher formuliert sein.

Übrigens schadet es nichts, persönlichen Kundenkontakt zu suchen, ihn einfach anzurufen und beiläufig nach der Zahlung zu fragen. Vielleicht ist ein Missverständnis schnell geklärt. Und wenn es später doch hart auf hart kommt: ein gerichtliches Mahnverfahren setzt keine schriftliche Mahnung voraus.

Gerichtliches Mahnverfahren als kostengünstige Alternative

Haben Mahnungen nichts geholfen, bleibt nur der Weg zum Gericht. Gestalte das Inkasso so, dass du auf jeden Fall innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit der Rechnung gerichtlich mahnen kannst. Das geht ohne Anwalt und wesentlich kostengünstiger als ein normaler Zivilprozess. Es wird nur eine halbe Gerichtsgebühr fällig, bei Forderungen bis 1.000 € sind das 32 €. Zuständig ist das für deinen Wohnort bzw. Firmensitz zuständige zentrale Mahngericht. Die amtlichen Formulare gibt es im Schreibwarenhandel.

Das Mahngericht prüft den Antrag nur formal, nicht inhaltlich. Ist alles in Ordnung, stellt es dem säumigen Kunden einen Mahnbescheid zu. Und wenn der nicht innerhalb von zwei Wochen widerspricht, wird der Bescheid vollstreckbar. Geldforderungen kannst du also ohne Klageerhebung und Urteil eintreiben.

Inkasso durch den Gerichtsvollzieher

Ist der Mahnbescheid rechtskräftig, musst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dafür hast du sechs Monate Zeit, und dein Kunde bekommt anschließend Besuch vom Gerichtsvollzieher. Aber Achtung: einem nackten Mann kann man bekanntlich nicht in die Taschen greifen. Mahnverfahren und Vollstreckung gegen einen insolventen Schuldner bringen nichts, und du bleibst am Ende auf den Kosten sitzen. Die vorgeschaltete Bonitätsprüfung schützt dich auch hier vor Überraschungen.

von Ralf
Seit Abschluss seines Designstudiums im Jahr 2009 ist Ralf erfolgreich als freiberuflicher Designer tätig. Daneben ist er Autor des Blogs freiberufler-werden.de.

5 Kommentare

  1. Antworten

    Hi Ralf,

    das ist auf jeden Fall gut zu wissen, wie das abläuft. Wenn ich mal in die Situation komme, dass ich etwas eintreiben muss, schaue ich hier nochmal vorbei. Fälligkeitsdaten habe ich jetzt auch auf meinen Rechnungen immer mit drauf. Irgendwie habe ich auch den Eindruck, dass die Kunden jetzt schneller überweisen 😀

    Wie behälst du den Überblick bei deinen Rechnungen und den Fälligkeiten? Ich nutze seit kurzem ein (noch) kostenloses CRM und muss sagen, das macht die Sache schon etwas einfacher. Wobei das Einpflegen der Daten anfangs natürlich etwas mühsam ist. Danach muss man es aber nicht wieder machen und das finde ich super.

    Viele Grüße

    Philipp

    • Antworten

      Hi Philipp,
      ich nutze dazu Freelance Cockpit 2. Damit erstelle ich auch meine Rechnungen, verwalte Projekte, Kundenkontakte usw. Das geht alles auf dem eigenen Webserver.
      Schöne Grüße,
      Ralf

  2. Antworten

    Hi Ralph,

    dein Artikel ist schon lange her, aber kannst du noch mal deine Meinung zu nicht-zahlende Auftraggeber geben?

    Ich habe jetzt schon 4 Aufträge für eine Auftraggeber/Auftragsvermitteler erledigt. Es handelt um Unterricht in IT Bereich beim Kunde des Auftragvermittlers. Die erste drei Rechnungen sind bezahlt worden vom Auftragvermittler.

    Mit die letzte Auftrag hat die Aftragsvermittler notiert dass dieses mal der Rechnung direkt an eine Kunde wo ich die Leistung erbracht habe, statt an den Auftragvermittler. Mit die vorherrrige drei bezahlte Aufträge war eine auch für denselbe Kunde des Auftragvermittlers. Ich habe aber keine Auftrag vom Kunde des Auftragvermittlers. Kann ein Rechnung und Zahlung für Aufträge von meine Aufrtagvermittlers von seinen Kunde verlangt werden?

    • Antworten

      Hi Allian,

      hast du mit deinem Auftragsvermittler einen Werkvertrag abgeschlossen? Zum Auftragsbeginn ist dann klar definiert wer deine Rechnungen bezahlen muss. Einfach so das Geld vom Kunden des Auftragsvermittlers zu fordern ist schwierig, weil du zu dem ja keine direkte Geschäftsbeziehung hast. Wenn also alle Geschäfte über den Auftragsvermittler laufen, müsste auch dieser deine Rechnung zahlen. VG

      • Antworten

        Hi Ralf,

        danke für deine Reaktion.

        Ich habe auch gedacht das es so einfach nicht geht mir auf die Endkunde zu verweisen für die Bezahlung. Auf meine Tagessätze, Kosten Voranschläge und Rechnungen habe ich die § 611 BGB Passage als Voraussetzung aufgeführt. Dass soll es mit den Auftraggeber regeln, aber ich habe immer noch keine Rechtliche/Vertrags Verbindung mit dem Endkunde.

Kommentar verfassen